Plataforma de negociación de facturas
2025
Aumentar la autogestión en el seguimiento de facturas negociadas
l historial de facturas permitió que los clientes empresa consultaran el avance de sus facturas después del cargue, aumentando la trazabilidad del proceso y reduciendo la dependencia del equipo comercial. La solución fortaleció la autogestión del cliente, mantuvo indicadores positivos de satisfacción y contribuyó a disminuir la carga operativa asociada al seguimiento.
El reto
Pasar de una plataforma enfocada en cargar facturas a una experiencia de seguimiento
El problema no era solo mostrar información. El reto era convertir un proceso operativo complejo en estados claros, consultables y accionables para tesoreros y equipos financieros.
Después del cargue, el usuario perdía visibilidad sobre lo que ocurría con sus facturas. Para conocer el avance de la negociación, debía depender de llamadas, correos o validaciones internas con equipos comerciales y operativos.
Decisión de diseño 01
Definir estados que el usuario pudiera entender
Mapeé el flujo completo de negociación para identificar qué momentos del proceso debían ser visibles para el cliente. No todos los eventos internos aportaban valor en la experiencia, así que prioricé los hitos que explicaban avance, bloqueo o cierre de una factura.
El objetivo fue convertir un proceso operativo complejo en una secuencia de estados simples, consistentes y fáciles de consultar. Este mapeo permitió alinear negocio, operación y tecnología sobre una misma definición de estados antes de llevarlos a la interfaz.
Estados definidos
Radicada
La factura fue cargada exitosamente y comienza el proceso.
Validación de eventos
La factura está siendo revisada antes de continuar con el endoso.
Endosada
La factura cumple las condiciones y queda a favor del Banco.
Novedad en eventos
Existe una inconsistencia que impide avanzar en la validación.
Novedad en desembolso
Se presentó una alerta antes de realizar el desembolso.
Desembolsada
El valor negociado ya fue desembolsado al cliente.
Rechazada
La factura no cumple las condiciones para continuar con la negociación.
Pagada
La factura fue pagada al vencimiento sin ningún inconveniente.
Decisión de diseño 02
Convertir el historial en un centro de control
El historial no debía ser solo una tabla de facturas cargadas. Tenía que ayudar al usuario a entender qué estaba pasando con cada negociación y qué tan avanzado iba el proceso.
Para lograrlo, diseñé una experiencia de consulta con filtros, estados visibles y una vista de detalle que le permitiera al cliente hacer seguimiento de sus facturas de forma autónoma, sin depender del equipo comercial o de soporte.
1. Filtros de búsqueda
Permiten encontrar facturas por empresa, serial, estado o fecha, reduciendo el esfuerzo de búsqueda en historiales extensos.
2.Estados de la factura
Traducen el avance operativo en etiquetas para que el usuario vea en qué etapa está cada negociacón.
3. Detalle del estado
Explica qué ocurrió con la factura, qué significa el estado actual y qué información debe revisar el usuario.
4. Seguimiento de la factura
Muestra el recorrido completo de la negociación, desde la radicación hasta el cierre del proceso.
Impacto
Más autogestión para clientes empresa y 80% de mejora en eficiencia operativa interna
El rediseño permitió que los clientes empresa pasaran de depender del equipo comercial para conocer el avance de sus facturas, a consultar el estado de sus negociaciones directamente en la plataforma.
Para el equipo interno, la solución redujo la carga asociada a consultas manuales, reprocesos y seguimiento por canales externos, mejorando la trazabilidad del flujo de negociación.
